「会員管理担当」四方山話
“よもやま”はこう書くのですね…四方を山に囲まれる→四方八方→あちこち→さまざまと変化し、とりとめのない雑多な話、無駄話、世間話の意味で使われます。さて今回は、学術的な内容から少し離れ、本学会の運営面から会員管理担当理事についてご紹介します。
私は 2007 年の理事拝命の当初から会員管理を担当しています。事務局長から転送される入会申込書をもとに住所録をつくることが仕事だということで、前任者よりエクセルで作成した住所録を引き継ぎました。しかしいざ蓋を開けてみると、会員情報というものは実に厄介な代物であることがわかりました。単に入退会を記録するだけでなく、所属や住所変更はもちろん、会費納入状況と対比して会員資格を維持していることを監視しなければなりません。
これらを円滑に進めるため、まずは会員情報のデータベース化に取り組みました。会員番号を創設し、過去の会費納入実績をコツコツ入力していきました。データベースができると利用価値は格段に広がります。例えば、当時年会費未納者の追跡が難しいという問題があったのですが、この対策として必要事項をあらかじめ印刷した年会費振込用紙（←今ではすっかりお馴染みですね）を作成しました。金額だけでなく会員番号、会計年度、メールアドレスなども印字していますので、皆様も登録情報を確認することもできます。会費納入率も向上しまして振込用紙も使いようです。年会費の入金があれば日々入力し、他にも、宛名ラベル（←封筒に貼っているものです）や理事選挙用名簿の作成、他理事や会員からの各種問い合わせ対応、会員への一斉メール配信などに活用しています。
少々お金の話に偏った感もありますが、皆様からお預かりした貴重な運営費ですので、会員動向と連動して公平公正に管理するのが会員管理の仕事と考えています。
…とは言っても全て手作業ですので漏れや間違いがあるかもしれません。皆様の厳しい目で監視していただけたらと思います。
学会ニュース日本染色体遺伝子検査学会 理事
北海道大学病院 検査・輸血部 副技師長
藤澤 真一
